Polisi Preifatrwydd

Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol 2018

HYSBYSIAD PREIFATRWYDD CANOLFAN HAMDDEN TREM Y MÔR

Mae’r rhybudd hwn ar gyfer unigolion sydd wedi cofrestru i ddefnyddio’r cyfleusterau yng Nghanolfan Hamdden Trem y Môr.

Mae’r Cyngor yn prosesu gwybodaeth benodol amdanoch chi (a elwir yn ddata personol) o ddydd i ddydd er mwyn cyflawni ein swyddogaethau. Rydym wedi’n cofrestru gyda Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth a bydd unrhyw wybodaeth sydd gennym yn cael ei phrosesu yn unol â gofynion y Ddeddf Diogelu Data a GDPR y DU.

Mae’r hysbysiad hwn wedi’i greu i roi gwybodaeth i chi am unrhyw ddata mae Canolfan Hamdden Trem y Môr yn ei gadw amdanoch, sut maent yn ei defnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hi a’r mesurau diogelu sydd ar waith i’w ddiogelu.

Pa ddata personol sydd gennym a sut rydym yn ei gael

Mae Canolfan Hamdden Trem y Môr yn casglu, yn prosesu, ac yn dal eich data personol er mwyn darparu gwasanaethau hamdden yn effeithiol ar ran Cyngor Caerdydd. Rydym yn derbyn eich data personol pan fyddwch yn cofrestru i ddefnyddio ein cyfleusterau hamdden.

Y data rydym yn ei gasglu, a’i brosesu yw:

· Manylion cyswllt, gan gynnwys enw, cyfeiriad, rhifau ffôn a chyfeiriadau e-bost.

· Manylion ariannol fel rhif cyfrif banc os ydych yn talu aelodaeth drwy Ddebyd Uniongyrchol.

· Rhywedd

· Dyddiad geni

· Data anabledd

· Iechyd Corfforol

Sut y byddwn yn defnyddio’ch data personol

Byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol er mwyn cynnig mynediad i’n gwasanaethau hamdden i chi. Gall hyn gynnwys unrhyw un o’r canlynol:

· Prosesu eich aelodaeth trwy ein system gyfrifiadurol

· Darparu mynediad i’n cyfleusterau

· Darparu gwybodaeth debyd uniongyrchol i fanciau i brosesu taliadau

· I greu cofrestrau ar gyfer archebion dosbarth a chyrsiau

· Am resymau iechyd a diogelwch, megis manylion cyswllt brys

· I gysylltu â chi am faterion sy’n gysylltiedig â gwasanaeth e.e. taliadau debyd uniongyrchol coll, newid math aelodaeth ac ati.

· Lle mae cydsyniad wedi’i roi, i gysylltu â chi gyda diweddariadau/cynigion o’r gwasanaethau sydd ar gael

Sefydliadau y gallwn rannu eich data personol â nhw

Gallwn ddatgelu eich gwybodaeth i eraill, megis y GIG neu’r heddlu, ond dim ond pan fo hyn yn angenrheidiol naill ai i gydymffurfio â rhwymedigaethau cyfreithiol neu fel y caniateir gan ddeddfwriaeth Diogelu Data.

Pa mor hir rydym yn cadw eich data personol

Byddwn ond yn cadw eich data personol cyn hired ag sydd ei angen er mwyn cyflawni’r diben(ion) y cafodd ei gasglu ar ei gyfer ac am gyfnod yr ydym yn ei ystyried yn angenrheidiol i ymdrin ag unrhyw gwestiynau neu gwynion y byddwn yn eu derbyn, oni bai y dewiswn gadw eich data am gyfnod hwy i gydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol a rheoliadol.

Bydd data personol yn cael ei gadw am flwyddyn ar ôl i’ch aelodaeth gael ei ganslo. Ar ôl y cyfnod hwn, bydd data’n cael ei wneud yn ddienw, a chopïau caled yn cael eu dinistrio.

Eich hawliau

Mae gennych hawl i gael mynediad at eich data a chael copi o’r data personol sydd gan y Cyngor amdanoch a gofyn i’r Awdurdod gywiro eich data personol os oes camgymeriadau neu wybodaeth sy’n hen. Mewn rhai amgylchiadau, cewch hefyd ofyn i’r Cyngor gyfyngu ar brosesu eich data personol tan fod unrhyw gamgymeriadau’n cael eu gwirio, gwrthwynebu prosesu neu drosglwyddo neu (mewn amgylchiadau cyfyngedig iawn) ofyn i ni ddileu eich data personol.

Os hoffech chi arfer unrhyw un neu rai o’r hawliau hyn neu os oes gennych unrhyw ymholiadau neu bryderon yn gysylltiedig â phrosesu eich data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data fel y nodir isod. Gallwch gael rhagor o wybodaeth am yr hawliau hyn oddi wrth Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth neu drwy eu llinell gymorth 0303 123 1113.

Y sail gyfreithiol ar gyfer ein defnydd o’ch data personol

Ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon at y dibenion uchod yw Erthygl 6 (1) (b) lle mae angen prosesu ar gyfer perfformiad contract y mae’r gwrthrych data yn barti iddo neu er mwyn cymryd camau ar gais y gwrthrych data cyn ymrwymo i gontract.

Mewn rhai amgylchiadau, bydd gofyn i ni brosesu gwybodaeth ynglŷn ag iechyd unigolyn. Dosberthir hyn fel data categori arbennig a chaiff ei brosesu o dan Erthygl 9 (2) (g) lle mae prosesu’n angenrheidiol at ddibenion meddygaeth ataliol neu alwedigaethol, ar gyfer asesu gallu gweithio’r gweithiwr, diagnosis meddygol, darparu gofal iechyd neu ofal cymdeithasol neu driniaeth neu reoli systemau iechyd a gofal cymdeithasol.

Swyddog Diogelu Data

Cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data i gael mwy o wybodaeth.

Swyddog Diogelu Data Tîm
Llywodraethu Gwybodaeth
Neuadd y Sir
Glanfa’r Iwerydd
Caerdydd CF10 4UW
diogeludata@caerdydd.gov.uk

Diweddaru’r hysbysiad hwn

Gallwn ddiweddaru’r hysbysiad hwn o dro i dro. Pan fyddwn yn gwneud hyn, byddwn yn rhoi gwybod i chi am unrhyw newidiadau a’r dyddiadau y daw’r newidiadau i rym.

Diweddarwyd ddiwethaf: Hydref 2022

Privacy policy

General Data Protection Regulation 2018

CHANNEL VIEW LEISURE CENTRE PRIVACY NOTICE

This notice is for individuals who have signed up to use the facilities at Channel View Leisure Centre.

The Council processes certain information about you (known as personal data) on a day-to-day basis to carry out our functions. We are registered with the Information Commissioner’s Office and any information we hold will be processed in line with the requirements of the Data Protection Act and UK GDPR.

​This notice is designed to give you information about any data Channel View Leisure Centre holds about you, how they use it, your rights in relation to it and the safeguards that are in place to protect it.

What personal data we hold and how we obtain it

Channel View Leisure Centre collects, processes, and holds your personal data in order to provide leisure services effectively on behalf of Cardiff Council.  We obtain your personal data when you sign up to use our leisure facilities.

The data that we collect, and process is:

• Contact details, including name, address, telephone numbers and email address.
• Financial details such as bank account number if you pay a membership by Direct Debit.
• Gender
• Date of birth
• Disability Data
• Physical Health

How we will use your personal data

We will use your personal information to provide you with access to our leisure services. This may include any of the following:

• Processing your membership via our computer system
• Provide access to our facilities
• To provide banks with direct debit information to process payments
• To create registers for class bookings and courses
• For health and safety reasons, such as emergency contact details
• To contact you for service-related matters e.g., missed direct debit payments, change of membership type etc.
• Where consent has been given, to contact you with updates/offers of the services available

Organisations that we may share your personal data with

We may disclose your information to others, such as the NHS or police, but only where this is necessary either to comply with legal obligations or as permitted by Data Protection legislation.

How long we keep your personal data

We will only keep your personal data for as long as we need to in order to fulfil the purpose(s) for which it was collected and for so long afterwards as we consider may be required to deal with any questions or complaints that we may receive, unless we elect to retain your data for a longer period to comply with our legal and regulatory obligations.

Personal data will be kept for 1 year after your membership is cancelled. After this period of time, data will be anonymised, and hard copies destroyed.

Your rights

You have a right to access and obtain a copy of the personal data that the Council holds about you and to ask the Authority to correct your personal data if there are any errors or it is out of date. In some circumstances you may also have a right to ask the Council to restrict the processing of your personal data until any errors are corrected, to object to processing or to transfer or (in very limited circumstances) erase your personal data.

If you wish to exercise any of these rights or have any queries or concerns regarding the processing of your personal data, please contact the Data Protection Officer as indicated below.

You can obtain further information about these rights from the Information Commissioner’s Office​​ or via their telephone helpline 0303 123 1113.

The legal basis for our use of your personal data

Our lawful basis for processing this information for the above purposes is Article 6 (1) (b) where processing is necessary for the performance of a contract to which the data subject is party or in order to take steps at the request of the data subject prior to entering into a contract.

In some circumstances, we will be required to process information regarding an individual’s health. This is classified as special category data and will be processed under Article 9 (2) (g) where processing is necessary for the purposes of preventative or occupational medicine, for the assessment of the working capacity of the employee, medical diagnosis, the provision of health or social care or treatment or the management of health and social care systems.

Data Protection Officer

Please contact the Data Protection Officer for further information.

Data Protection Officer
Information Governance Team
County Hall
Atlantic Wharf
Cardiff
CF10 4UW

dataprotection@cardiff.gov.uk ​

Updating this notice

We may update this notice periodically. Where we do this, we will inform you of the changes and the date on which the changes take effect.

Last updated: October 2022